As empresas familiares precisam acompanhar a evolução dos processos empresariais. Estar longe da inovação (que muda constantemente a maneira de se fazer negócios) e ser atingida por disrupções tecnológicas sem a mínima preparação para o grande impacto que esta realidade pode gerar, faz com que a empresa familiar perca competitividade.

Esta realidade atinge todas as áreas da empresa, indo do operacional ao nível estratégico. Neste último, o impacto pode ser mais sensível. As principais decisões que definem para onde a empresa deve seguir, como e quando seguir são tomadas pelo conselho de administração em ação conjunta com a diretoria executiva.

O processo de tomada de decisão, portanto, precisa ser o melhor possível para que a margem de erro seja a menor possível. Para que isso aconteça, não basta ter os melhores talentos no top management da empresa familiar.

É preciso ter a melhor tecnologia para que o material de deliberação (com todas as informações necessárias) esteja disponível no tempo adequado (tempestivamente), ordenado por relevância de leitura (de acordo com a pauta da reunião) e de busca (taxonomia) e que seja acessado de forma ágil e com simples navegação de sistema para que seja analisado adequadamente pelos tomadores de decisão.

Neste contexto, o uso de portais de governança corporativa tem aumentado no mercado. Muitas empresas entenderam que manter um processo de fluxo de informações e de material para deliberação via e-mail, por exemplo, é ultrapassado e com um nível de segurança cibernética praticamente inexistente.

Por conta disso, a aquisição de uma solução tecnológica de otimização de processos, como um portal de governança corporativa, passou a ser necessária. No caso das empresas familiares, esta necessidade vem, normalmente, acompanhada pela profissionalização da gestão empresarial.

O ganho de agilidade e eficiência nos processos decisórios é inquestionável para o usuário. Além disso, a segurança da informação é imensamente maior e os processos de governança corporativa ganham muito mais organização, com padronização de rotinas que permite atualizações rápidas na plataforma (de acordo com a necessidade) e uma conexão entre os usuários que é feita de forma fácil e com níveis de permissão de acesso e ação controlados pelo administrador do sistema.

A solução de portal da Atlas Governance, por exemplo, permite que os usuários acompanhem o andamento da implementação das ações estratégicas depois da deliberação nas reuniões dos órgãos colegiados.

Isso significa que o status das ações é atualizado e fica disponível para a consulta dos conselheiros de administração e dos diretores em qualquer tempo. Como afirma a desenvolvedora da plataforma: “o único portal que vai além da reunião”.

Claro que isso só funciona se houver uma preparação bem estruturada por etapas (operação assistida¹) via treinamento dos usuários do portal. A disciplina e o comprometimento de todos, na utilização correta do portal, são fundamentais para que as funcionalidades da ferramenta sejam, de fato, úteis e que façam grande diferença qualitativa na execução dos processos da organização. Daí a importância de se observar a integração: tecnologia + processos + pessoas!

Tudo isso com total segurança cibernética. Para se ter uma ideia, o acesso ao portal é feito por biometria, as mensagens que circulam no ambiente do portal são criptografadas e os documentos são gerados com marcas d’água. Todas essas funcionalidades garantem um ambiente virtual seguro para o fluxo de informações e documentos sigilosos da empresa.

A Atlas Governance anunciou que adotará a inteligência artificial (IA) em sua solução de portal. Isso permitirá um suporte de análise de dados (data analytics) e big data, por exemplo, que ajudará muito as empresas em seus processos decisórios.

Portanto, as empresas familiares precisam usar a tecnologia como a sua aliada nos processos de tomada de decisão. A profissionalização da gestão empresarial somente será eficaz e funcional se houver a adoção da tecnologia como ferramenta de suporte aos trabalhos dos órgãos deliberativos e consultivos da empresa.

O fator humano sempre será o mais importante em qualquer organização, mas o uso da tecnologia faz com que os processos de gestão e governança corporativa ganhem agilidade, eficiência e funcionalidade e isso fará com que as decisões estratégicas da empresa ganhem em melhor qualidade de resultados.

¹ Treinamento customizado com acompanhamento de consultoria especializada.